Automatisierte Verfahren am Physik-Department
Wir legen besonderen Wert auf den Schutz personenbezogener Daten und setzen verschiedene Verfahren zum Schutz der Daten ein. Soweit möglich stellen wir hier auch die Möglichkeit bereit, einen Datenauszug über die zu Ihnen gespeicherten Daten zu erhalten – teilweise sind diese Systeme aber bewusst nicht mit dem Web-Server verbunden, weshalb es nicht immer über eine Web-Abfrage möglich ist, Auskunftsersuchen zu beantworten. Selbstverständlich können Sie sich jederzeit an die Verfahrensverantwortlichen, den Datenschutzbevollmächtigten der Physik oder den Datenschutzbeauftragten der TUM wenden, wenn Sie weitere Fragen zu den Verfahren haben.
Mitarbeiter(innen)-Daten auf www.ph.tum.de
Die Mitarbeiter(innen)-Datenbank dient zur Darstellung der Personen auf der Webseite www.ph.tum.de sowie als Referenz für andere Verfahren, wodurch dort die Speicherung personenbezogener Daten reduziert werden kann.
Art der gespeicherten Daten
- Name, Vorname, Anrede, Akad. Grad
- Organisationseinheit
- Raum
- Telefon (dienstlich)
- E-Mail-Adresse(n)
- Homepage(s)
- Funktion(en) am Physik-Department
- Sprechzeiten
- Zusatzinformationen
- Lehrveranstaltungen
- Angebote für Abschlussarbeiten
- Foto
- ORCID-Link
- Veröffentlichungen (aus öffentlichem ORCID-Profil)
Betroffene Personen
- Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter
- Mitarbeiter(innen) und Gäste des Physik-Departments, des Walter-Schottky-Instituts, des FRM II, der Fakultäten Mathematik und Informatik und alle Hochschullehrer(inn)en am Physik-Department. Veröffentlicht werden nur Personen aus dem Physik-Department, dem Walter-Schottky-Institut und dem FRM II, die im TUMonline-Webservice enthalten sind, die also in TUMonline ihr Profil für anonyme Besucher(innen) freigegeben haben.
Rechtsgrundlage
Veröffentlichung von Mitarbeiterdaten im Internet (insbesondere auf Webservern), die zur Erfüllung der in der Zuständigkeit der Hochschule liegenden Aufgaben grundsätzlich erforderlich sind mit dem Ziel der notwendigen Informationsbereitstellung. (Art. 2 (1, 4-6) Bayer. Hochschulgesetz: Aufgaben der Hochschule) Referenz für Personendaten in weiteren Verfahren zum Vollzug der Allgemeinen Prüfungs- und Studienordnung (APSO), der Fachprüfungs- und Studienordnungen (FPSO) der Physikstudiengänge, der Promotionsordnung und der Lehrevaluation. (Art. 2 (1) Bayer. Hochschulgesetz: Aufgaben der Hochschule)
Löschung der Daten
Nach Ablauf des Mitarbeiter- bzw. Gaststatus. Abweichend davon werden Datensätze von Hochschullehrer(inne)n des Physik-Departments zur internen Dokumentation im Rahmen dieser Funktion und für Referenzzwecke auch nach Ablauf des Mitarbeiterstatus weiter gespeichert, aber aus der öffentlichen Anzeige ausgenommen. Diese Datensätze werden gelöscht, wenn keine Referenzen aus den anderen Verfahren mehr bestehen, frühestens aber fünf Jahre nach Ablauf des Mitarbeiterstatus.
Verantwortliche(r)/Kontakt
Dr. Philipp Höffer von Loewenfeld
- Sprechstunde
- Montag 14–16 Uhr und, wenn ich sonst da bin.
- Kontakt
- 2048 +49 89 289-12344 phvl@tum.de
Studierendenkartei für Physik-Studiengänge
Um die Verwaltung der Physik-Studiengänge und die Evaluation der Lehre darin zu ermöglichen, werden die Daten der aktiven Studierenden gespeichert. Dadurch, dass die anderen studienbezogenen Verfahren hierauf verweisen können, müssen die Daten nicht mehrfach vorgehalten werden.
Art der gespeicherten Daten
- Name, Vorname, Anrede des/r Studierenden
- TUM-Kennung
- Matrikelnummer
- Studiengang/Studiengänge, Fachsemester
- E-Mail-Adresse
- Adresse
- Geburtsdatum
- Nationalität
Betroffene Personen
- Studierende
- Studierende der Physik
Rechtsgrundlage
Referenz für Studierendendaten der in Abschnitt 5a genannten Verfahren zum Vollzug der Allgemeinen Prüfungs- und Studienordnung (APSO) sowie der Fachprüfungs- und Studienordnungen (FPSO) der Physikstudiengänge und der Lehrevaluation. (Art. 2 (1) Bayer. Hochschulgesetz: Aufgaben der Hochschule)
Löschung der Daten
Ein Eintrag wird unverzüglich nach Ablauf des Studierendenstatus in TUMonline/dem angeschlossenen Verzeichnis gelöscht.
Verantwortliche(r)/Kontakt
Dr. Philipp Höffer von Loewenfeld
- Sprechstunde
- Montag 14–16 Uhr und, wenn ich sonst da bin.
- Kontakt
- 2048 +49 89 289-12344 phvl@tum.de
Veranstaltungsanmeldung (bis WS 2020/1)
In dem Registrierungssystem konnten sich Studierende und Mitarbeiter(innen) bis WS 2020/1 zu Veranstaltungen, die darüber verwaltet wurden, anmelden. Insbesondere erfolgte die Anmeldung zu verschiedenen physikalischen Praktika über das System. Ab SS 2021 erfolgt die Anmeldung zu den physikalischen Praktika über TUMonline-Anmeldeverfahren.
Art der gespeicherten Daten
- Name, Vorname, Anrede
- Veranstaltung und ggf. Semester
- E-Mail-Adresse
- Informationen zur Team-Bildung
- interne Zusatzinformationen (Matrikel, Studiengang)
- Sicherheitsbelehrung
- Versuchseinteilung
Betroffene Personen
- Studierende
- Studierende der TUM, die sich zu einer über das System verwalteten Veranstaltung anmelden – insbesondere Studierende der Physik und anderer Fakultäten, die ein physikalisches Praktikum absolvieren.
- Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter
- Mitarbeiter(innen) der TUM, die sich zu einer über das System verwalteten Veranstaltung anmelden.
Rechtsgrundlage
Vorbereitung und organisatorische Abwicklung von Veranstaltungen (insbesondere Praktika). Einwilligung zur Datenspeicherung bei der Anmeldung (Art. 15 (1) Nr. 2 BayDSG), soweit nicht zum Vollzug der Allgemeinen Prüfungs- und Studienordnung (APSO) sowie der Fachprüfungs- und Studienordnungen (FPSO) erforderlich (Art. 2 (1) Bayer. Hoch-schulgesetz: Aufgaben der Hochschule).
Löschung der Daten
Für Praktika, bei denen in TUMonline nur aggregierte Daten („Bestanden/Nicht Bestanden“) gespeichert und damit archiviert werden, werden die Anmeldedaten (Kennung, Name, Veranstaltung) entsprechend der durch das Staatsministerium empfohlenen Verwaltungspraxis als Teil des reduzierten Prüfungsvorgangs dreißig Jahre nach Abschluss der Veranstaltung gelöscht.<br>Die weiteren Daten zu diesen Praktika sowie alle Daten zu anderen Veranstaltungen werden spätestens ein Jahr nach der Veranstaltung gelöscht.
Verantwortliche(r)/Kontakt
Dr. Philipp Höffer von Loewenfeld
- Sprechstunde
- Montag 14–16 Uhr und, wenn ich sonst da bin.
- Kontakt
- 2048 +49 89 289-12344 phvl@tum.de
Verwaltung von Abschlussarbeiten in Physik-Studiengängen
Die Verwaltung der Abschlussarbeiten in den Physik-Studiengängen erfolgt durch eine spezifisch für diesen Zweck erstellte Software. Durch den direkten Zugriff alller Beteiligten wird eine effiziente und schnelle Bearbeitung des Prüfungsverfahrens erreicht.
Art der gespeicherten Daten
- Name, Vorname, Matrikel, TUM-Kennung des/r Studierenden
- Studiengang
- Themensteller(in)
- betreuende Organisationseinheit
- (Arbeits-)Titel in Deutsch und Englisch
- Zweitgutachter(in)
- prüfungsrelevante Daten (Beginn, Anmeldung, Abgabe, Verlängerung, Abbruch, Kolloquium)
- Noten aus den Gutachten
- Noten auf das Kolloquium
- weitere betreuende Personen
- PDF-Fassung der Arbeit
- PDF-Versionen der Gutachten
Betroffene Personen
- Studierende
- Studierende in APSO-Studiengängen der Physik sowie Austauschstudierende der Physik, die eine Abschlussarbeit anfertigen, nach Anmeldung der Abschlussarbeit durch die/den Studierenden.
- Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter
- Themensteller(innen), Zweitgutachter(innen) sowie weitere betreuende Personen.
- Sonstige
- Externe Zweitgutachter(innen).
Rechtsgrundlage
Vollzug der Allgemeinen Prüfungs- und Studienordnung (APSO) sowie der Fachprüfungs- und Studienordnungen (FPSO) der Physikstudiengänge in Bezug auf die Dokumentation und Begutachtung der Abschlussarbeiten. (Art. 2 (1) Bayer. Hochschulgesetz: Aufgaben der Hochschule)
Löschung der Daten
Entsprechend der durch das Staatsministerium empfohlenen Verwaltungspraxis, wird die PDF-Fassung der Arbeit fünf Jahre nach Abschluss des Prüfungsverfahrens gelöscht, während die übrigen Daten als reduzierter Prüfungsvorgang dreißig Jahre nach Abschluss des Prüfungsverfahrens gelöscht werden, da in TUMonline nur aggregierte Daten (Endnoten, nur Gutachter(innen), die TUM-Mitglieder sind) übertragen und damit archiviert werden können.
Verantwortliche(r)/Kontakt
Dr. Philipp Höffer von Loewenfeld
- Sprechstunde
- Montag 14–16 Uhr und, wenn ich sonst da bin.
- Kontakt
- 2048 +49 89 289-12344 phvl@tum.de
Verwaltung von Abschlussprüfungen in den Physik-Studiengängen
Die Abschlussprüfungsverwaltung und Zeugniskoordination in den Physik-Studiengängen in TUMonline wird durch eine spezifisch für diesen Zweck erstellte Software unterstützt. Durch Automatisierung und den direkten Zugriff aller Beteiligten wird eine effiziente und schnelle Bearbeitung der Prüfungsverfahren erreicht.
Art der gespeicherten Daten
- Name
- Matrikel
- Studiengang
- Abschlussdatum
- E-Mail-Adresse
- Adresse
- Absolventenfeier
- Anzahl der Gäste
- verfahrensrelevante Daten (E-Mail-Benachrichtigung, Freigabe an Prüfungsamt, Einladung, Rückmeldung)
Betroffene Personen
- Studierende
- Studierende in Studiengängen der Physik.
- Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter
- Zur Absolventenfeier geladene Gäste (Kollegium).
- Sonstige
- Zur Absolventenfeier geladene Gäste (Lehrbeauftragte).
Rechtsgrundlage
Vollzug der Allgemeinen Prüfungs- und Studienordnung (APSO) sowie der Fachprüfungs- und Studienordnungen (FPSO) der Physikstudiengänge in Bezug auf die Ausstellung der Abschlusszeugnisse: Meldung der zu erstellenden Abschlussdo-kumente an das Prüfungsamt (Art. 2 (1) Bayer. Hochschulgesetz: Aufgaben der Hochschule); Organisation der Absolventenfeier für die Physik-Studiengänge zur Förderung der Verbindung zu den ehemaligen Studie-renden: Einladung der Absolvent(inn)en. (Art. 2 (5) Bayer. Hochschulgesetz: Aufgaben der Hochschule)
Löschung der Daten
Die Adressdaten sowie die Namen werden nach der Absolventenfeier gelöscht, bei Absolvent(inn)en werden Matrikel, Studiengangskennung und Abschlussdatum nach der darauffolgenden Absolventenfeier gelöscht. Bei Absolvent(inn)en werden die Daten außer den Adressdaten aber frühestens nach Abschluss der Zeugniserstellung gelöscht.
Verantwortliche(r)/Kontakt
Dr. Philipp Höffer von Loewenfeld
- Sprechstunde
- Montag 14–16 Uhr und, wenn ich sonst da bin.
- Kontakt
- 2048 +49 89 289-12344 phvl@tum.de
Verwaltung von Promotionen an der Fakultät für Physik
Um die Verwaltung der Promotionen an der Fakultät für Physik zu ermöglichen, werden die Daten der Kandidatinnen und Kandidaten gespeichert. Für Kandidat(inn)en mit Eintrag in die Promotionsliste nach 1.1.2014 werden die Basisdaten aus DocGS übernommen.
Art der gespeicherten Daten
- Name, Vorname, Anrede des/r Kandidaten/in
- E-Mail-Adresse
- TUM-Kennung
- Graduiertenzentrum
- (Arbeits-)Titel in Deutsch und Englisch
- Promotionsbetreuer(in)
- Mentor(in)
- weitere Gutachter(innen) bzw. Prüfer(innen)
- prüfungsrelevante Daten (Beginn, Eintrag, Mitgliedschaft GS, Einreichung, Prüfung)
- Adresse
- Geburtsdatum
- Nationalität
- Vorbildung
- Angaben zur Finanzierung
- Elemente des Qualifizierungsprogramms
Betroffene Personen
- Studierende
- Studierende, die auf der Promotionsliste der Fakultät für Physik stehen
- Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter
- Mitarbeiter(innen), die auf der Promotionsliste der Fakultät für Physik stehen, sowie Promotionsbetreuer(innen), Mentor(inn)en und weitere Gutachter(innen) bzw. Prüfer(innen)
- Sonstige
- Mentor(inn)en sowie weitere Gutachter(innen) bzw. Prüfer(innen)
Rechtsgrundlage
Vollzug der Promotionsordnung der TUM (PromO) sowie des Statuts der TUM Graduate School und der Ordnung des Fakultätsgraduiertenzentrums Physik in Bezug auf die administrative Begleitung des gesamten Promotionsprozesses sowie des Qualifizierungsprogramms der TUM-GS, insbesondere Führen der Promotionsliste (PL). (Art. 2 (1) Bayer. Hochschulgesetz: Aufgaben der Hochschule; Art. 64 Bayer. Hochschulgesetz: Promotion)
Löschung der Daten
Anonymisierung des Datensatzes durch Überschreiben/Löschen von Kennung, Name und Adresse ein Jahr nach Abschluss des Prüfungsverfahrens.
Verantwortliche(r)/Kontakt
Dr. Philipp Höffer von Loewenfeld
- Sprechstunde
- Montag 14–16 Uhr und, wenn ich sonst da bin.
- Kontakt
- 2048 +49 89 289-12344 phvl@tum.de
Erfassung der Lehrtätigkeit von Professor(inn)en
Die Datenbank zur Erfassung der Lehrtätigkeiten dient Dekan(in) und Studiendekan(in) zur Planung und Überprüfung des effizienten Einsatzes des Lehrdeputats.
Art der gespeicherten Daten
- Organisationseinheit
- Semester
- Lehrdeputat (LVS)
- Bemerkung
- Lehrveranstaltungen
Betroffene Personen
- Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter
- Professor(inn)en und andere lehrverpflichtete Personen des Physik-Departments, die die Erbringung ihrer Lehrverpflichtung an die/den Dekan(in) melden.
Rechtsgrundlage
Unterstützung der/s Dekanin/s und der/s Studiendekanin/s bei der Sicherstellung der Erfüllung der Lehrverpflichtung. (Art. 28 (4) Bayer. Hochschulgesetz: Dekan, Dekanin)
Löschung der Daten
Die Daten werden ein Jahr nach Ausscheiden der lehrverpflichteten Person aus dem Physik-Department durch Überschreiben der TUM-Kennung anonymisiert.
Verantwortliche(r)/Kontakt
Dr. Philipp Höffer von Loewenfeld
- Sprechstunde
- Montag 14–16 Uhr und, wenn ich sonst da bin.
- Kontakt
- 2048 +49 89 289-12344 phvl@tum.de
Verwaltung von Strahlenschutzdaten
Das Programm unterstützt die Strahlenschutzbeauftragten bei der Überwachung von beruflich strahlenexponierten Personen im Sinne der Strahlenschutz- und Röntgenverordnung.
Art der gespeicherten Daten
- amtliche und nichtamtliche Dosiswerte durch äußere und innere Strahlenexposition
- Termine (z.B. (strahlenschutz-)ärztliche Untersuchungen, Strahlenschutzunterweisungen, Zuverlässigkeitsüberprüfungen)
- Personendaten (z.B. Name, Vorname, Geburtsdatum, Geburtsname, Geschlecht, Titel, ...)
- Überwachungszeiträume (Eintritt und Austritt in die Strahlenschutzüberwachung)
- innerbetriebliche Zuordnung
- Messstellen-Personalnummer
- Strahlenpass
- betriebsinterne Adresse
- private Adresse
Betroffene Personen
- Studierende
- im Rahmen des Studiums strahlenexponierte Personen
- Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter
- beruflich strahlenexponierte Personen
Rechtsgrundlage
Erfüllung der Aufzeichnungs- und Mitteilungspflichten nach der Strahlenschutzverordnung. (§40ff StrlSchV)
Löschung der Daten
Entsprechend §42 StrlSchV werden die Aufzeichnungen so lange aufbewahrt, bis die überwachte Person das 75. Lebensjahr vollendet hat oder vollendet hätte, mindestens jedoch 30 Jahre nach Beendigung der jeweiligen Beschäftigung. Sie werden spätestens 100 Jahre nach der Geburt der betreffenden Person gelöscht.
Verantwortliche(r)/Kontakt
Unterweisungssystem sam
Das Programm ermöglicht die Durchführung und Dokumentation von Schulungen und Gefährdungsbeurteilung im Rahmen der Pflichten des Arbeitgebers bei der Arbeitssicherheit.
Art der gespeicherten Daten
- Username
- Anrede
- Vorname
- Nachname
- Geburtsdatum
- Sprache
- Schulung
- Durchführungsdatum
Betroffene Personen
- Studierende
- Studierende an den beteiligten Einrichtungen
- Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter
- Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der beteiligten Einrichtungen
Rechtsgrundlage
Erfüllung der Pflicht des Arbeitgebers, die Beschäftigten über Sicherheit und Gesundheitsschutz bei der Arbeit während ihrer Arbeitszeit zu unterweisen (§ 12 ArbSchG).
Löschung der Daten
Entsprechend TRGS 555 Nr. 2.3 (9), § 14 GefStoffV, § 12 ArbSchG, § 4 GUV-R A1 werden die Daten 2 Jahre aufbewahrt.
